การทำงานทางไกล หรือทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Work from Anywhere) กลายเป็นเทรนด์ใหม่ที่ชัดเจนขึ้นหลังยุคโควิด-19 ซึ่งถือเป็นสวรรค์ของพนักงาน แต่อาจเป็นฝันร้ายของหัวหน้างานและแผนก HR ทุกบริษัทจึงต้องระดมสรรrกำลัง ทั้งเรื่องนโยบาย งบประมาณ บุคลากร และเทคโนโลยี เพื่อให้การทำงานจากทั้งในและนอกออฟฟิศ เป็นไปอย่างไร้รอยต่อ และมีประสิทธิภาพสูงสุด
หนึ่งในตัวอย่างของบริษัทที่เรียนรู้และปรับตัวในการพัฒนาการทำงานแบบ Hybrid ให้มีประสิทธิภาพ ดีต่อทั้งพนักงานและต่อองค์กร คือบริษัทเทคโนโลยียักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft ที่จะต้องบริหารจัดการการทำงานของพนักงานกว่า 175,000 คน ใน 74 ประเทศ ให้ทำงานได้อย่างเต็มที่ และมีสุขภาพจิตที่ดีในเวลาเดียวกัน
Microsoft มีเทคนิค และวิธีคิดอย่างไร?
Spotlight จะพาคุณไปดู 3 หัวใจหลักที่จะช่วยให้การทำงานแบบ Hybrid Work เป็นไปได้อย่างไหลลื่นและทุกคนแฮปปี้ นั่นก็คือ “พนักงานคือหัวใจ หัวหน้าคอยให้ความสะดวก และวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง”
.
❤ พนักงานคือหัวใจ
บริษัทบิ๊กเทคยักษ์ใหญ่อย่างไมโครซอฟท์จะเคลื่อนตัวไปต่อไม่ได้เลย หากปราศจากพนักงานคุณภาพที่คอยขับเคลื่อนงานย่อยแต่ละงาน ซึ่งเขาแบ่งเรื่องการดูแลพนักงานเป็น 3 เรื่องย่อย คือ
✅ ความเป็นอยู่ที่ดีในทุกมิติ
ในช่วง Work from Anywhere ที่พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้าน หรือที่ใดๆ “เส้นแบ่ง” ระหว่างเวลาทำงานกับเวลาพักผ่อนอาจจะจางลง แม้ผู้บริหารอาจจะเห็น Productivity ที่สูงขึ้น แต่ผลข้างเคียงที่อาจจะตามมาอย่างเลี่ยงไม่ได้ก็คือ ความเครียดและภาวะหมดไฟ (Burnout)
Microsoft รับมือกับปัญหานี้โดยการขยายขอบเขตการดูแลความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน ให้ครอบคลุมทั้งเรื่องสุขภาพกาย สุขภาพใจ อารมณ์ รวมไปถึงเรื่องภาวะการเงินด้วย
โดยให้แนวทางกับผู้จัดการในการสื่อสารกับผู้ใต้บังคับบัญชาในเรื่องเหล่านี้ เพื่อให้ดูแลกันได้อย่างทั่วถึง และเปลี่ยนชื่อจาก “วันลาป่วย” เป็น “เวลาพักป่วยกายและสุขภาพใจ” เพื่อตอกย้ำถึงการให้ความสำคัญ
✅ยืนหยุ่นแบบปรับได้ตามแต่ละบุคคล
ก่อนหน้านี้ Microsoft ได้นำร่องให้ความยืดหยุ่นกับพนักงานในการเลือกเวลาทำงานและเลือกวันเข้าออฟฟิศอยู่แล้ว แต่การมาของโควิด-19 เป็นตัวเร่งให้บริษัทต้องนำนโยบายนี้มาใช้อย่างเลี่ยงไม่ได้ ยิ่งกว่านั้น หัวหน้ายังควรสละเวลาเพื่อทำความเข้าใจความต้องการของพนักงานอย่างแท้จริง เพื่อที่จะจัดสรรเวลาการทำงาน ให้เหมาะสมกับพนักแต่ละคน เพื่อให้ทั้งประสิทธิของการทำงานและความประทับใจของพนักงาน เติบโตไปคู่กัน
✅เห็นความเป็นคนของกันและกันมากขึ้น
อีกหนึ่งข้อดีของการทำงานจากที่บ้านในช่วงโควิด-19 คือการที่เราได้หันด้านที่เป็นคนเข้าหากันมากขึ้น ระแวดระวังน้อยลง เทียบกับในตอนทำงานออฟฟิศที่เราจะต้องวางภาพลักษณ์ของผู้เชี่ยวชาญ ของพนักงานยอดเยี่ยม ดูมากความสามารถตลอดเวลา
แต่พอได้กลับมาทำงานจากที่บ้าน เราได้เห็นเพื่อนพนักงานคนอื่นๆ ในมุมที่เป็นตัวเขาจริงๆ เห็นชุดตัวเก่งของเขาที่ใส่อยู่บ้าน เห็นบ้าน สัตว์เลี้ยง คนรัก สมาชิกครอบครัวที่อาจโผล่เข้ากล้องทั้งโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจ
ผลสำรวจบอกเราว่า 40% ของพนักงาน Microsoft รู้สึกเป็นตัวเองมากขึ้นตั้งแต่ช่วงโควิด-19 เป็นต้นมา และเกือบ 1 ใน 3 ยอมรับว่ารู้สึกเขินอายน้อยลงเวลามีสมาชิกในบ้านโผล่มาระหว่างการประชุม สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นไม่ได้เลยในช่วงเวลาปกติ
.
❤ หัวหน้าคอยให้ความสะดวก
หัวหน้างานคืออีกหนึ่งกุญแจสำคัญที่ขาดไม่ได้เลย ภาระหน้าที่ของหัวหน้าอาจจะหนักขึ้นหน่อยกว่าช่วงปกติที่ผ่านมา ในช่วงเวลาแบบนี้ การติดตาม และการจัดการงานอาจจะทำได้ยากขึ้น และหัวหน้ายังต้องคอยดูแลสุขภาพกายใจของพนักงานให้อยู่ในระดับที่ดี เป็นที่ปรึกษาให้พนักงานพร้อมเปิดใจ เป็นฝ่ายสนับสนุนให้พนักงาน Work from Anywhere ได้อย่างเต็มที่ และมีความสุข
✅หัวหน้างานคือกาวประสานใจ
หัวหน้างานคือคนที่นอกจากจะต้องเก่งเรื่องงานแล้ว ยังต้องเชี่ยวชาญเรื่องคนอีกด้วย ผู้จัดการกว่า 22,000 คนที่ Microsoft กลายเป็นกุญแจสำคัญในการเชื่อมต่อพนักงานเข้าหาด้วยกัน และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี
พนักงานหน้าใหม่กว่า 25,000 คนที่เข้ามาในบริษัทในช่วงโควิด-19 พึ่งพาความการดูแลจากหัวหน้างานเพิ่มขึ้นถึง 20% เทียบกับช่วงก่อนหน้านี้ และพนักงานใหม่ที่มีหัวหน้าที่กระตือรือร้นในการดูแลพวกเขาในช่วงตั้งไข่ ก็มีความแนวโน้มที่จะพอใจกับการทำงานในบริษัทสูงขึ้นถึง 3 เท่า
เมื่อหัวหน้าสร้างบรรยากาศการทำงานที่ช่วยเหลือเกื้อกูลกัน ให้คนรักในการทำงาน และรู้สึกถึง Worrk-life Balance มากขึ้น ผลพวงที่จะตามมาก็คือ ความเหนียวแน่นของทีมนั่นเอง
✅ เพราะออนไลน์ไม่มีตู้กดน้ำ
ความสัมพันธ์อันเหนียวแน่นของคนในองค์กร อาจจะไม่ได้เกิดขึ้นในงานอีเวนต์ประจำปีของบริษัท แต่เกิดขึ้นจากพื้นที่พบปะเล็กๆ ที่เรียกว่า 'ตู้กดน้ำ' สถานที่พิเศษที่จะทำให้คนในและนอกแผนกมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีต่อกันเกิดขึ้น
พอมาเป็นการทำงานออนไลน์แบบนี้ ก็ต้องเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่จะสร้างบรรยากาศสบายๆ ให้คนสะดวกใจที่จะแลกเปลี่ยนเรื่องราวส่วนตัวของกันและกัน หัวหน้างานอาจอุทิศช่วงเวลาสั้นๆ ในช่วงต้นของการประชุม ถามไถ่ทุกข์สุข ชีวิตประจำวันที่นอกเหนือจากเรื่องงาน
เพราะ Small talk หรือการคุยสั้นๆ แต่จริงใจแบบนี้ มีอานุภาพมหาศาลในการทำให้คนใกล้ชิดกัน
✅ ใช้โอกาสนี้ 'รับฟัง' ให้มากขึ้น
นับตั้งแต่ช่วงที่มีการระบาด พนักงานใน Microsoft ใช้เวลาในการประชุมเพิ่มขึ้นกว่าเดิมถึง 2 เท่า และการคุยกันเรื่องงานนอกเหนือเวลางานยังพุ่งสูงขึ้นซึ่งอาจกระทบต่อสมดุลการทำงานกับชีวิตของพนักงาน
Microsoft จึงตั้งหลากหลายช่องทางขึ้นมาเพื่อรับฟังปัญหา เช่น เปิดช่วงแชร์ปัญหาในช่วงต้นของการประชุม สร้างช่องทางเพื่อให้พนักงานสามารถถามคำถามเกี่ยวกับโควิด-19 แล้วนำ 'เสียงของพนักงาน' จากช่องทางต่างๆ เหล่านั้น มาช่วยให้หัวหน้าเข้าใจและสนับสนุนพนักงานได้ดีมากขึ้น
.
❤ วัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแรง
ตัวช่วยสำคัญที่จะนำพาองค์กรไปเจอทางออกของวิกฤต และสนับสนุนให้บรรดาหัวหน้าและพนักงานสามารถใช้ชีวิตทั้งที่บ้านและที่ทำงานได้อย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพสูงสุด
✅ เข็มทิศที่ชื่อว่า 'วัฒนธรรมองค์กร
ในช่วงวิกฤติระดับโลกที่องค์กรจะต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงมากมายแบบนี้ “วัฒนธรรมองค์กร” เปรียบเสมือนเข็มทิศที่ช่วยนำทางให้องค์กรเดินไปถูกทาง Microsoft ใช้เวลากว่า 6 ปี ในการปรับแนวคิดให้องค์กร 'สนับสนุนความหลากหลาย ยอมรับความแตกต่าง ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับลูกค้า และสร้างทางออกให้ปัญหาต่างๆ โดยอาศัยวัฒนธรรมองค์กรอันแข็งแรงเหล่านี้
ตัวอย่าง เช่น ในช่วงล็อกดาวน์ที่หน้าร้านหลายแห่งของ Microsoft ต้องปิดทำการชั่วคราว Microsoft อาศัยวัฒนธรรมในเรื่อง 'ลูกค้ามาก่อน' ทำให้ Microsoft สร้างแผนเฉพาะกิจ นำพนักงานหน้าร้านมาโค้ชลูกค้าแบบออนไลน์ ลูกค้าได้ความรู้ พนักงานเองก็ได้รายได้พิเศษด้วย
✅ ใช้เทคโนโลยีสนับสนุนพนักงานในหลากหลายมิติ
Work from Anywhere ที่รุ่งเรือง เฟื่องฟูได้ในยุคสมัยนี้ ก็เพราะเทคโนโลยีนั้นเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานในหลากหลายมิติ ทั้งเรื่องการติดต่อสื่อสาร การทำงานร่วมกัน การเรียนรู้ และการมีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน ซึ่งอุปสรรคที่หลายบริษัทพบเจอ ก็คือ การใช้งานหลายสิบโปรแกรมสำหรับประชุม และอีกหลายสิบโปรแกรมสำหรับทำงาน ทำให้ความลื่นไหลของการทำงานอาจจะสะดุดได้
ในเคสนี้ Microsoft ได้สร้างแพล็ตฟอร์ม ที่มีชื่อว่า "Viva" เพื่อใช้งานภายในองค์กร ที่จะมาช่วยให้การติดต่อสื่อสาร การทำงาน และการมีปฏิสัมพันธ์ภายในองค์กรง่ายมากขึ้น ยุ่งยากน้อยลง
✅ ใช้วัคซีนที่มีชื่อว่า “Growth Mindset”
วิกฤตโควิด-19 นับเป็นบททดสอบครั้งใหญ่ขององค์กรทั่วโลก แม้จะมี 'ยารักษา' เพื่อมาแก้สารพันปัญหาที่เกิดขึ้นกับองค์กร แต่ทางรอดที่ยั่งยืนเพื่อให้พนักงานทุกคนพร้อมรับมือกับวิกฤตอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นใหม่ก็คือ วัคซีนที่มีชื่อว่า “Growth Mindset”
สัตยา นาเดลลา ซีอีโอของ Microsoft ประสบความสำเร็จในเรื่องการปลูกฝัง Growth Mindset ให้พนักงานของ Microsoft ซึ่งได้กลายมาเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้องค์กรของเค้า ก้าวผ่านหลากหลายบททดสอบในช่วง Covid-19 มาได้
วิธีคิดแบบนี้เองที่ทำให้พนักงานมีความพร้อมที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ร่วมมือกันฟันฝ่าทุกปัญหา สร้างภูมิคุ้มกันต่ออุปสรรค และให้พนักงานมีความมุ่งมั่นที่จะไปสู่เป้าหมาย ซึ่งจะเป็นทักษะสำคัญในการพาให้บริษัทรอดจากความไม่แน่นอนและการเปลี่ยนแปลงทุกขณะของโลกปัจจุบัน
.
หลังจากนี้ไป นโยบาย “Hybrid Work” อาจถูกนำไปปรับใช้กับองค์กรทั่วโลกมากขึ้น เพราะสามารถตอบโจทย์บริษัททั้งในเรื่องการประหยัดงบประมาณที่ต้องใช้กับสถานที่ และตอบโจทย์ชีวิตของพนักงาน ที่จะได้ใช้ชีวิตกับครอบครัว คนรัก สิ่งที่รักมากยิ่งขึ้น
แต่บริษัทเองจะต้องไม่หยุดพัฒนา ปรับตัว รับฟังและทำความเข้าใจพนักงานให้มากยิ่งขึ้น ซึ่งจะเป็นการแสดงออกถึงการการเห็นคุณค่าของพนักงาน
เพราะเมื่อพนักงานรู้สึกรักและเป็นเจ้าขององค์กรแล้ว ทุกคนก็จะพร้อมพาบริษัทก้าวผ่านทุกปัญหา ทุกวิกฤตไปด้วยกัน
ที่มา : https://hrexecutive.com/10-things-microsoft-has-learned-about-successful-hybrid-work/
#Spotlight #Microsoft #HybridWork